CHARTE ÉTHIQUE DE TMCOMAS
Tout au long de son histoire, TMCOMAS a encouragé une culture d’entreprise éthique et en ce sens, la présente Charte vise à poursuivre sur la même voie, en réaffirmant une culture d’entreprise respectueuse de la législation.
Toutes les décisions prises par TMCOMAS pour le développement de son activité se basent sur des critères éthiques et sur le strict respect des lois qui la concernent, l’administration et la direction de la société s’engageant sans équivoque à transmettre ces principes éthiques à l’ensemble du personnel.
Le principal atout de la société TMCOMAS et son élément différentiel sont les personnes. Il est essentiel de disposer d’un cadre d’actions bien défini pour assurer le bon développement quotidien de chacune d’entre elles. Un cadre ayant pour point de départ les valeurs de l’entreprise et qui définit les lignes directrices générales de comportement autour desquelles se développent toutes les activités, telles que la durabilité, l’efficacité, l’engagement et l’expérience.
La volonté de mettre en œuvre efficacement ces valeurs se manifeste dans l’ensemble des règles que nous avons intégrées dans notre développement opérationnel interne.
Des audits sur la Prévention du Risque, sur le Travail et sur l’Éthique sont réalisés dans la société TMCOMAS, ainsi que des audits en matière de Responsabilité Sociale en entreprise.
Différents organes et protocoles internes ont été créés afin de réaffirmer la perspective éthique de notre culture d’entreprise :
- Comité d’Entreprise
- Plan pour l’Égalité
- Protocole de prévention et de traitement sur le harcèlement sexuel et le harcèlement sur le lieu de travail
- Politique de Protection des Données conformément à la Loi Organique sur la Protection des Données à caractère personnel et sur la garantie légale des contenus numériques
- Protocole de gestion du Système Interne d’Informations
Toutes ces lignes directrices et réglementations internes doivent s’accompagner, lorsqu’elles sont mises en pratique, d’une attitude et d’un comportement éthique, en faisant preuve de considération et de responsabilité à l’égard des différentes personnes avec lesquelles nous entretenons des relations quotidiennes.
Cette Charte Éthique a pour objectif principal de définir notre modèle éthique de conduite.
Qu’est-ce que la Charte Éthique ?
L’Éthique est le principe de base qui permet aux entreprises du XXIè siècle de s’acquitter correctement de leurs obligations et de garantir un équilibre entre les droits et les obligations des différents interlocuteurs : travailleurs, partenaires, clients, fournisseurs, sociétés de services, concurrence et la société en général.
La Charte Éthique de TMCOMAS est une règlementation dont l’objectif premier est d’établir les principes éthiques et les lignes de conduite fondamentales qui doivent régir le comportement et les actions, en interne et en externe, de toutes les personnes travaillant à ou pour TMCOMAS, de prévenir, de détecter et d’éradiquer les comportements irréguliers ou contraires à la législation en vigueur et applicable.
Il s’agit d’un cadre de comportement qui ne remplace ni les règles ni les règlements internes, mais qui les encadre et les complète.
Cette Charte Éthique a été promue par la Direction de TMCOMAS, qui s’est engagé à garantir la communication, la formation et le contrôle de son utilisation correcte.
Qui est concerné?
Cette Charte Éthique concerne les personnes qui fournissent des services à TMCOMAS, qu’ils soient partenaires, administrateurs de la société ou employé/es, ils doivent adapter leur conduite aux normes définies dans la charte.
De même, la clientèle, les fournisseurs, les consultants et toute autre personne ou entité qui entrent en contact avec TMCOMAS pour des raisons professionnelles ou commerciales doivent également prendre connaissance de cette charte.
Principes de base de Conduite
– Respecter l’ensemble de la législation et des obligations réglementaires nationales et internationales affectant l’activité de TMC.
– Promouvoir l’égalité des chances et traiter l’ensemble du personnel avec dignité, respect et équité, sans discrimination fondée sur la race, la religion, l’âge, la nationalité, le sexe ou toute autre condition personnelle ou sociale n’ayant pas de rapport avec leur mérite et leurs capacités.
– Intégrer des personnes handicapées au sein de l’entreprise, en supprimant tout d’obstacle à leur insertion sur le lieu de travail
– Interdire toute forme de violence, de harcèlement ou d’abus physique, sexuel, psychologique ou verbal à l’encontre des employés, ainsi que tout autre comportement susceptible de créer un environnement de travail intimidant, offensant ou hostile.
– Assurer la sécurité et l’hygiène au travail, en adoptant des mesures raisonnables pour maximiser la prévention des risques sur le lieu de travail.
– Utiliser l’information interne et externe fournie pour le développement de notre activité de manière responsable et confidentielle, en particulier les données personnelles, en respectant les dispositions de la Loi organique 3/2018, du 5 Décembre, sur la Protection des Données Personnelles et sur la garantie légale des contenus numériques.
– Veiller à l’utilisation correcte et raisonnable des biens et des actifs de l’entreprise, qu’ils soient physiques (outils, véhicules, mobilier, …), financiers, technologiques ou liés au capital intellectuel, en s’assurant qu’ils ne sont pas gaspillés, endommagés ou perdus.
– Ne pas se rendre sur le lieu de travail sous l’influence de substances toxiques et/ou d’alcool ni en consommer pendant la journée de travail.
– Veiller à ce que tous les fournisseurs de l’entreprise préservent l’image et la réputation de TMCOMAS dans leurs actes professionnels, en évitant tout comportement susceptible de lui porter atteinte et pouvant entraîner des conséquences négatives sur les activités et l’image de l’entreprise. Cela implique différentes actions, notamment :
– Veiller à ce que les fournisseurs et les collaborateurs respectent et utilisent au mieux l’image et la réputation de l’entreprise.
– Appliquer une diligence raisonnable pour s’assurer de l’honorabilité des entreprises collaboratrice, en respectant toujours les règles internes établies et en essayant d’introduire, dans la mesure du possible, des clauses de conformité réglementaire dans ses relations. S’assurer qu’elles disposent de programmes de conformité adéquats tout en étant en mesure d’effectuer, si les circonstances l’exigent, le processus de diligence raisonnable de la contrepartie, en incluant dans son analyse, le risque de réputation de cette dernière.
3a) En relation avec les Clients / Administration Publique.
– Aucun paiement en espèces ou en nature ni aucun autre avantage ne pourra être réalisé ni offert, directement ou indirectement, à une personne au service d’une entité publique ou privée, d’un parti politique ou d’un candidat à une fonction publique, dans l’intention d’obtenir ou de conserver illégalement un marché ou autres avantages.
– Maintenir le plus grand engagement possible en matière d’honnêteté et de responsabilité professionnelle dans toutes les relations avec les clients.
– Être responsable dans la prestation de service, en recherchant la plus grande qualité et en veillant toujours à la sécurité de nos clients.
– Protéger l’information et les données confiées par nos clients.
– Maintenir le principe de neutralité politique, indépendamment des idées personnelles de chacun.
3b) En relation avec les Fournisseurs.
– Instaurer une relation de confiance et de bénéfice mutuel avec les fournisseurs.
– Sélectionner les fournisseurs en toute équité et sur des critères objectifs et transparents de commerce, sans traitement de faveur.
– Respecter nos engagements commerciaux en temps et en contenu.
– Donner la priorité à ces entreprises qui montrent une attitude responsable face à la Responsabilité Sociale et de l’Environnement.
– Le respect de la Charte sera partie intégrante des contrats de fourniture ou de service et sera par là-même annexée au contrat.
3c) En relation avec le Secteur et la Concurrence.
– Contribuer par nos actions à la protection et à l’amélioration de la réputation du secteur.
– Concourir de manière éthique sur les marchés, en étant respectueux et en évitant la concurrence déloyale qui consiste à capter des clients de nos concurrents par des méthodes contraire à l’éthique.
– Respecter les préceptes de la Loi 15/2007 du 3 juillet sur la Défense de la Concurrence et plus particulièrement ceux apparaissant dans l’Article 1 du Chapitre Premier sur les comportements collusoires, définissant des pratiques interdites, tels que des accords sur la fixation des prix ou le partage du marché, entre autres, qui limitent ou faussent les règles du marché.
Principes de base de conduite dans l’utilisation des Outils Informatiques de l’entreprise.
– Les ordinateurs de l’entreprise et tout autre outil à caractère informatique sont à usage spécifique réservés pour la réalisation des activités professionnelles.
– En ce sens, le courrier électronique étant un outil de travail, la société se réserve le droit de contrôler et d’accéder aux adresses mail, en vérifier l’utilisation correcte quant à la transmission de l’information sur le réseau et des documents électroniques appartenant à l’entreprise ou mis à sa disposition, tel qu’il l’est stipulé dans le règlement interne sur l’utilisation des équipements informatiques.
– Les informaticiens de la société seront les seuls responsables de définir la configuration de base hardware et software des équipements informatiques, de même que d’administrer les accès à Internet. Ils pourront réviser le contenu de ces équipements dans le but d’en assurer la maintenance.
– Toute information créée, stockée et/ou envoyée depuis les équipements et systèmes informatiques de TMC en est sa propriété exclusive.
– L’accès aux ordinateurs de l’entreprise ou à tout autre équipement informatique seront protégés par un nom d’utilisateur et un mot de passe qui devront être contrôlés et maintenu secret, avec l’obligation de communiquer tout risque ou incident éventuel relatif à la sécurité.
– Aucune application ne peut être installée sans l’autorisation expresse du service informatique.
– Aucune configuration des équipements ni aucune installation de logiciels ne sera permise sans l’autorisation expresse et écrite du service informatique. Seul le personnel autorisé du service est habilité à réaliser las tâches d’administration des équipements.
– L’utilisation des systèmes informatiques de la société à des fins personnelles doit être occasionnelle et ne pourra en aucun cas altérer l’activité professionnelle. La direction de l’entreprise pourra ainsi limiter ou annuler tout type d’utilisation si elle le juge nécessaire.
3d) Protection de Données
– Le personnel de TMCOMAS est tenu de respecter la stricte confidentialité des informations relatives à ses clients, ses employés, ses fournisseurs, ses produits, ses services et ses systèmes de gestion, de comptabilité et de stratégie, pendant toute la durée de la relation professionnelle mais également après la cessation d’activité.
– Aucune donnée, aucun document ni aucune information ne pourra être utilisé à des fins personnelles ou pour son propre intérêt.
– L’information confidentielle de la société ne peut être partagée avec des personnes externes, sauf si cela est indispensable et conforme à la Loi Organique sur la Protection des Données Personnelles et à la garantie des droits numériques.
3e) Propriété Intellectuelle
– Tous les employés de TMCOMAS sont tenus de protéger les droits de propriété intellectuelle de la société. Les droits de propriété intellectuelle, entendues comme connaissances, applications et procédés, développés au sein de l’entreprise en sont la propriété exclusive.
Code de Conduite pour les cadres supérieurs et Intermédiaires
Les personnes occupant des postes à responsabilité ont le devoir et l’obligation d’être exemplaire dans l’application de cette Charte Éthique, veillant à son respect et son développement. Outre les obligations découlant de leur fonction et de la présente Charte, ils auront les responsabilités suivantes :
– Connaître et appliquer les dispositions de la Charte relatives à ses domaines d’activité et de responsabilité, en montrant un exemple d’engagement et d’implication.
– Promouvoir les valeurs de la société et son engagement envers la Charte au sein de ses équipes de travail et parmi les personnes qui dépendent directement de sa direction.
– Encourager et rendre plus facile la formation de ses équipes pour obtenir la mise en place optimale de cette Charte.
– Diriger ses équipes sans réaliser aucun type de discrimination, en promouvant la diversité et l’égalité des chances.
– Ne pas exiger à son équipe la réalisation de tâches à caractère personnel ou externes à l’activité de l’entreprise.
– Distribuer les tâches et les responsabilités de manière équitable et juste, en évitant des situations de surcharge ou de sous-utilisation.
– Ne pas tirer profit de sa position de commandement à des fins personnelles.
– La Direction et les Cadres Intermédiaires sont responsables de diffuser, d’appliquer le contenu de la Charte Ethique de la société et d’impliquer tous les employé/es à sa bonne exécution en toute connaissance de cause.
Politique sur la Protection des Données
Dans l’exercice de son activité, TMCOMAS obtient des données à caractère personnel de la part de ses clients, ses employés, ses fournisseurs et autres. Les employés ont le devoir et l’obligation de respecter le règlement de la Loi Organique 3/2018 sur la Protection des Données Personnelles et sur la garantie des droits numériques.
Comité pour l’Égalité
Les employés de TMCOMAS disposent d’un Comité pour l’Égalité au sein de l’entreprise capable de résoudre tout problème susceptible de surgir, relatif à ce sujet.
Plan pour l’Égalité
La direction de la société soutient l’égalité entre les femmes et les hommes, en créant et en développant le Plan pour l’Égalité, s’engageant ainsi à le rendre efficace et à veiller à sa bonne exécution.
Protocole pour Harcèlement au Travail
Les employés de TMCOMAS doivent travailler dans un environnement sûr, respectueux et professionnel. Pour cette raison, la direction de l’entreprise a mis en place un protocole pour la prévention et le traitement du harcèlement sur le lieu de travail.
Système Interne d’Informations
La direction de TMCOMAS a développé et met continuellement en place un système de prévention des risques pénaux incluant la responsabilité quant au respect des règles et un canal éthique de communication ayant pour but de prévenir et de détecter de possibles délits qui pourraient être commis au sein du développement de l’activité de l’entreprise.
La personne désignée comme responsable du respect des règles est également chargée de surveiller et de contrôler le correct fonctionnement du Système Interne des Informations et du canal éthique de communication, elle est à cet effet la personne responsable de sa gestion.
Le canal éthique de communication est un outil qui permet à tout employé, fournisseur ou client d’informer de manière confidentielle et sûre de possibles conduites irrégulières, illégales ou contraires à la Charte Éthique de la société.
